Qué datos hacen falta
Para localizar la escritura en el protocolo necesitamos:
- Nombre y apellidos de quien firmó la escritura
- DNI o NIE de esa persona
- Tipo de escritura (compraventa, herencia, poder...)
- Fecha aproximada de la firma
Si conserva una copia simple, el número de protocolo y la fecha que figuran en la primera página lo hacen inmediato.
Solicitar la copia
Las copias se solicitan en el Portal Notarial del Ciudadano, la vía oficial del Consejo General del Notariado. Tenga a mano los datos de la escritura que se indican arriba.
Ir al Portal Notarial del Ciudadano
Cómo se recoge
Las copias autorizadas se entregan en la notaría, en mano y con el DNI del interesado, o a una persona autorizada por escrito.
No se envían por correo electrónico: una copia autorizada es un documento con valor legal, no un archivo. Las copias simples sí pueden remitirse en formato electrónico.
Copia simple o autorizada: cuál necesita
- Para inscribir en el Registro, vender, hipotecar o un pleito: copia autorizada.
- Para consultar el contenido, para Hacienda o para un banco que solo quiere ver la escritura: copia simple suele bastar.
- Para una notaría o un registro de otra ciudad: copia autorizada electrónica, que se envía directamente de notaría a notaría.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre copia simple y copia autorizada?
La copia autorizada lleva la firma del notario y tiene el mismo valor que la escritura original: es la que sirve para el Registro, los bancos y los tribunales. La copia simple es una reproducción informativa, sin firma, que vale para consultar el contenido o para Hacienda en algunos trámites.
¿Quién puede pedir una copia?
Quien otorgó la escritura, sus herederos y quien acredite un interés legítimo: por ejemplo, el comprador respecto de la escritura anterior de la finca. El notario valora cada solicitud.
¿Cómo se pide una copia?
En el Portal Notarial del Ciudadano, la vía oficial del Consejo General del Notariado. Por correo electrónico no se pueden pedir copias.
¿Cuánto cuesta una copia?
El arancel fija un importe por folio. Una copia simple de una escritura habitual cuesta unos pocos euros; la autorizada, algo más. Se lo concretamos al encargarla.
¿Cuánto tarda?
Normalmente se puede recoger en uno o dos días laborables. Si la escritura es antigua y está en un archivo distinto, puede tardar algo más.
¿Pueden enviarme la copia por correo electrónico?
La copia simple puede remitirse en formato electrónico. La copia autorizada en papel se entrega en mano con el DNI, o se expide como copia autorizada electrónica a otra notaría o a un registro.
La escritura la firmó otro notario que ya no está. ¿Dónde la pido?
Los protocolos de los notarios que cesan pasan al notario que les sucede en la plaza o al Archivo del Colegio Notarial de Galicia. Si nos indica el notario y la fecha aproximada, le decimos dónde está.